Het zijn de mensen die vanuit hun hart iets over hebben voor anderen; de vrijwilligers van de diverse voedselbanken in Nederland. Fantastisch werk, waar alles valt of staat met de inzet van anderen, maar vooral ook met goede communicatie. Daar lag de uitdaging, want de Voedselbank in Katwijk kon het zich niet permitteren om ‘geen gehoor’ te geven aan mensen die willen helpen als het nodig is. Wat was het probleem?
De uitdaging, liever ‘doen’ dan wachten op telefoontjes
Het algemene telefoonnummer van de voedselbank in Katwijk moet altijd telefonisch bereikbaar zijn. Een vaste vrijwilliger als telefonist of telefoniste aan een telefoonreceptiebalie was geen gewenste oplossing. Er is immers zoveel werk te doen wat een hogere prioriteit heeft. Echt proactief helpen zit in de genen van vrijwilligers in plaats van passief wachten op hulp die aan de andere kant van de lijn geboden wordt. Vrijwilligers hebben nagenoeg allemaal een smartphone, maar de nummers zijn privé en onbekend bij mensen die de Voedselbank een warm hart toedragen.
De oplossing
Een Telefoon Responder systeem. Tijdens werktijd belt iedereen nog steeds naar het algemene nummer, maar op de achtergrond schakelt het Telefoon Responder Systeem automatisch door naar het mobiele nummer van de op dat moment beschikbare vrijwilligers. Vrijwilligers die er niet zijn kunnen hun persoonlijke mobiele nummer op het Telefoon Responder systeem uitschakelen, waardoor er automatisch weer een verbinding met het algemene nummer gemaakt wordt.
Na werktijd wordt automatisch aan iedereen die belt het bericht gegeven dat zij bereikbaar zijn via coordinator@voedselbankkatwijk.nl. De tijden waarop er gedoneerd kan worden en een verwijzing naar de website worden door een vriendelijke stem duidelijk gemaakt.
Altijd in contact – geen gehoor geven, bestaat niet meer!
De Voedselbank Katwijk is beter dan ooit bereikbaar, om al dat mooie, noodzakelijke werk op een professionele manier uit te kunnen blijven voeren. Communicatie is daarbij een cruciaal onderwerp. Kansen op hulp mogen nooit gemist worden en met die gedachten heeft Cloudavenue dit project belangenloos opgeleverd.
