Online meetings zijn erg handig omdat ze minder tijd en geld kosten. Met een stabiele breedbandverbinding, communicatiesoftware en inlogcodes kun je overal en altijd met elkaar overleggen. Zonder reistijd, benzinekosten of stapels papier.
Om productieve online meetings te organiseren, is echter meer nodig dan techniek. Daarom hebben we wat handige tips en tricks voor je verzameld.
1. Plan slim
Als je toegang hebt tot de agenda van de genodigden, vermijd dan zoveel mogelijk dat je de meeting direct na een andere afspraak plant. Afspraken lopen immers vaak uit! Wil je er zeker van zijn dat alle uitgenodigden op tijd in de online meeting zitten, geef ze dan wat speling.
2. Nodig alleen de juiste mensen uit
Wees selectief in wie je uitnodigt voor een online vergadering. Als je twijfelt of iemand iets bij kan dragen, bel hem of haar van tevoren dan even op om dit na te gaan. Een kleine, betrokken groep deelnemers zorgt voor meer focus bij de vergadering.
3. Stel een korte, relevante agenda op
Zorg ervoor dat alle onderwerpen die de agenda staan, relevant zijn voor alle deelnemers. Je kunt beter twee korte meetings organiseren voor een select groepje deelnemers, dan een lange meeting waarbij de deelnemers slechts in een of twee agendapunten geïnteresseerd zijn.
4. Wek de juiste verwachtingen
Formulier een specifiek doel op voor de vergadering en communiceer dat kort en bondig aan de deelnemers zodat ze weten wat er van ze verwacht wordt.
5. Maak het overleg interactief
Betrek de aanwezigen bij de meeting met onderwerpen die discussie uitlokken. Een goede vergadering is geen hoorcollege, maar een interactief overleg waarin ideeën worden uitgewisseld en alle betrokkenen input leveren.
6. Durf te vragen
De voorzitter van de vergadering heeft als taak ervoor te zorgen dat alle aanwezigen actief deelnemen aan de vergadering. Dit kun je doen door geregeld open vragen te stellen en input te vragen aan specifieke deelnemers.
Wees niet bang voor stiltes. Sommige mensen hebben even de tijd nodig om hun gedachten te ordenen en te delen met de groep. Het kan zelfs een goed idee zijn om iedereen om te vragen even in stilte ergens over na te denken voor ze reageren.
7. Gebruik beeld
Powerpoint is een mooie tool om je boodschap over het voetlicht te brengen. Simpele beelden zeggen vaak meer dan woorden. Vermijd sheets die alleen tekst bevatten, maar gebruik visuals zoals grafieken, diagrammen of foto’s die je verhaal ondersteunen. Sheets die niets nieuws toevoegen, werken alleen maar irritatie en afleiding in de hand.
8. Zorg voor goede tooling
Er zijn tegenwoordig allerlei tools op de markt die online vergaderen makkelijker maken zoals Desktop Sharing, Web-Co Browsing, Instant Messaging of Pass Control. Elke toepassing heeft weer zijn eigen mogelijkheden en opties.
Het gebruik van verschillende tools in één meeting kan verwarrend en tijdrovend zijn. Het is veel handiger als alle aanwezigen dezelfde tool gebruiken en daarmee alles kunnen doen wat ze willen. Tegenwoordig zijn er goed geïntegreerde tools op de markt die erg intuïtief en makkelijk in het gebruik zijn. ShoreTel Connect is daar een mooi voorbeeld van.
9. Verzamel feedback
Als je merkt dat sommige aanwezigen afhaken tijdens de online meeting, neem later contact op en vraag wat er aan de hand was. De feedback die je krijgt, zal je helpen bij het organiseren van meer productieve, toekomstige meetings.
